Σύμφωνα με την αρ. ΔΠΘ/ΠΡ/40319/2396/16.03.2020 Πράξη του Πρύτανη του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης, Καθηγητή κ. Αλέξανδρου Χ. Πολυχρονίδη,  κατά τη διάρκεια ισχύος των εκτάκτων μέτρων πρόληψης της διάδοσης του Κορωνοϊού Covid-19, οι Διοικητικές Υπηρεσίες του Πανεπιστημίου θα λειτουργούν σύμφωνα με τα ακόλουθα, εφόσον δεν ανακοινωθούν από τις αρμόδιες αρχές μέτρα τα οποία επιβάλλουν τη διαφοροποίησή τους.

  1. Το προσωπικό και εν γένει τα μέλη της Πανεπιστημιακής κοινότητας θα επικοινωνούν με όλες τις υπηρεσίες του Ιδρύματος μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τηλεφωνικά. Σε ειδικές περιπτώσεις επιτρέπεται η δια ζώσης επικοινωνία με τις υπηρεσίες μετά από τηλεφωνική συνεννόηση με την αντίστοιχη διεύθυνση. Οι υπηρεσίες οφείλουν να απαντούν στα ηλεκτρονικά μηνύματα εντός των χρονικών ορίων που θέτει ο νόμος ή απαιτεί η κάθε περίπτωση αιτήματος.
  2. Όπου είναι δυνατόν η κατάθεση εγγράφων στο πρωτόκολλο θα γίνεται με ηλεκτρονικά μέσα στις αντίστοιχες διευθύνσεις του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου των ακαδημαϊκών και διοικητικών μονάδων του Πανεπιστημίου. Σε περιπτώσεις όπου είναι απαραίτητη η δια ζώσης προσκόμιση εγγράφων στις εγκαταστάσεις του Πανεπιστημίου, θα εισέρχεται και θα εξυπηρετείται ένα μόνο άτομο, το οποίο θα βρίσκεται σε απόσταση τουλάχιστον ενός μέτρου από τον αρμόδιο υπάλληλο.
  3. Ποσοστό έως 50% του αριθμού των υπαλλήλων κάθε τμήματος διοικητικής υπηρεσίας δύναται να εργάζεται εξ αποστάσεως. Ο ακριβής αριθμός και οι υπάλληλοι που εργάζονται εξ αποστάσεως καθορίζονται εβδομαδιαίως από τον Δ/ντη της Υπηρεσίας και τον προϊστάμενο του τμήματος, λαμβάνοντας υπόψη τα εγκεκριμένα αιτήματα αδειών ειδικού σκοπού ή μειωμένου ωραρίου απασχόλησης, τη φύση της εργασίας κάθε υπαλλήλου, τις προτεραιότητες και τα επείγοντα της υπηρεσίας, τα θέματα υγείας (ένταξη σε ευάλωτες ομάδες) και τη δυνατότητα πρόσβασης σε ηλεκτρονικά μέσα.
  4. Καθ’ όλη τη διάρκεια του ωραρίου τους οι υπάλληλοι που εργάζονται εξ αποστάσεως είναι άμεσα προσβάσιμοι μέσω σταθερού τηλεφώνου, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου  και ομάδας σε ηλεκτρονική εφαρμογή που επιτρέπει σύγχρονη επικοινωνία με ήχο και βίντεο. Οι ομάδες στις ηλεκτρονικές εφαρμογές καθορίζονται και δημιουργούνται από τον προϊστάμενο κάθε τμήματος ανάλογα με την οργάνωση και τη διάρθρωσή του.  Σε όλες τις ομάδες συμμετέχει ο προϊστάμενος του τμήματος. Αδυναμία επικοινωνίας με τα ανωτέρω μέσα κατά τη διάρκεια του ωραρίου απασχόλησης κάθε υπαλλήλου, αποτελεί αδικαιολόγητη απουσία από την εργασία. Στο τέλος κάθε εβδομάδας οι Διευθυντές των Διευθύνσεων κοινοποιούν στη Δ/νση Διοικητικού και στο Γραφείο Πρυτανικών Αρχών το πρόγραμμα των υπαλλήλων που θα εργάζονται εξ αποστάσεως την αμέσως επόμενη εβδομάδα, το ωράριο εργασίας κάθε υπαλλήλου, τον αριθμό του σταθερού τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα οποία αυτός είναι προσβάσιμος.
  5. Στους υπαλλήλους που εργάζονται εξ αποστάσεως ανατίθενται συγκεκριμένα καθήκοντα με καθορισμένο χρονοδιάγραμμα και παραδοτέο. Τα καθήκοντα αυτά είναι κυρίως προσαρμοσμένα στην εξ αποστάσεως εργασία, όπως η απάντηση σε ηλεκτρονικά μηνύματα, η σύνταξη και επεξεργασία κειμένων (π.χ. διακηρύξεις, διοικητικά έγγραφα) μέσω ηλεκτρονικών εφαρμογών γραφείου, επεξεργασία αρχείων, εγγράφων και τεκμηρίων, η ανάπτυξη εφαρμογών. Η επεξεργασία και διακίνηση των εγγράφων γίνεται μέσω των πληροφοριακών συστημάτων που διαθέτουν οι υπηρεσίες του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης. Επίσης, οι υπάλληλοι που εργάζονται εξ αποστάσεως, μέσω της εφαρμογής σύγχρονης επικοινωνίας με ομιλία και βίντεο, την οποία χρησιμοποιεί η ομάδα στην οποία ανήκουν, συνεργάζονται με τους συναδέλφους τους που βρίσκονται στις εγκαταστάσεις του Πανεπιστημίου για την ορθή και έγκαιρη διεκπεραίωση των εργασιών της αρμοδιότητάς τους.
  6. Ειδικά για τη Διεύθυνση Τεχνικών Έργων και την ΜΟΔΥ ΕΛΚΕ, το ποσοστό  των υπαλλήλων που εργάζονται εξ αποστάσεως δεν μπορεί να υπερβαίνει το 35% της δύναμης κάθε τμήματος.
  7. Δεν εφαρμόζεται η εξ αποστάσεως εργασία στο προσωπικό φύλαξης και επιστασίας, το προσωπικό καθαριότητας, τους οδηγούς, το προσωπικό του Υπολογιστικού Κέντρου, της Διεύθυνσης Μηχανοργάνωσης και το διοικητικό, εργαστηριακό και τεχνικό προσωπικό όλων των ακαδημαϊκών και διοικητικών μονάδων που εξειδικεύεται στον τομέα της μηχανογράφησης, της πληροφορικής, των επικοινωνιών και των ψηφιακών μέσων, με κάθε είδους απασχόληση. Για το ως άνω προσωπικό εφαρμόζεται μόνο το μέτρο αδειών ειδικού σκοπού  ή μειωμένου ωραρίου απασχόλησης καθώς και οι λόγοι υγείας και ένταξης σε ευάλωτες ομάδες.
  8. Με απόφαση Πρυτανικού Συμβουλίου, ειδικά για το προσωπικό του Υπολογιστικού Κέντρου και της Διεύθυνσης Μηχανοργάνωσης, δύναται να παραχωρούνται κατά το διάστημα που εφαρμόζονται τα ειδικά μέτρα αντιμετώπισης του κορωνοϊού, χώροι εργασίας του κτηρίου της Κοσμητείας της Πολυτεχνικής Σχολής στην Ξάνθη σε συνεννόηση με τον Κοσμήτορα της Πολυτεχνικής Σχολής, ώστε να επιτυγχάνεται η επιθυμητή αραίωση των ατόμων ανά γραφείο.
  9. Όλα τα ανωτέρω τίθενται σε εφαρμογή από την ανάρτηση της παρούσας Πρυτανικής Πράξης στη Διαύγεια.